江戸川区議会 2021-01-14 令和３年 １月 文教委員会－01月14日-11号
紛失の原因でございますけれども、大分年数がたっているものもございまして、その中で、はっきりとこういうことが原因ということがつかめないものもあるものはあるんですけれども、基本的には、廃棄年度を誤ってしまって、誤廃棄してしまったものということが考えられるということでございます。
紛失の原因でございますけれども、大分年数がたっているものもございまして、その中で、はっきりとこういうことが原因ということがつかめないものもあるものはあるんですけれども、基本的には、廃棄年度を誤ってしまって、誤廃棄してしまったものということが考えられるということでございます。
ただ狛江市文書管理規則の平成１５年度の改正までは廃棄年度のない永年保存という規定があり，規則改正により永年保存という考え方を改め，「永年保存」となっていた文書を「３０年」と読み替えて保存することとしたところでございます。これにより永年保存となっていた文書につきましては，令和９年から廃棄期限が順次到来するものと見込んでおります。
384: ◎ 政策室長 現年度文書及び前年度文書につきましては，主管課においてファイリングキャビネットに保存し，前々年度以前の文書については，廃棄年度ごとに文書保存箱に収納し，原則といたしまして，小田急線高架下の書庫，または庁舎の地下書庫にて管理しているところでございます。
なお、文書廃棄における廃棄量につきましては、日の出町文書管理規程により文書の保存年限が定められており、廃棄年度に係る文書等の発生年度が３年保存、５年保存など それぞれ異なることから、当該年度の用紙の使用量とリンクしてないため、単純には比較ができないものとなっております。
また、現在、区では、区が記録作成した行政情報の目録として、前年度の文書のフォルダ管理表をホームページ上で公表しておりますが、そのフォルダの中に保存されている個別の文書の件名や廃棄年度に関する情報については明らかにされていません。廃棄予定の文書をインターネットで公開することは、区の文書廃棄に関する事務の透明性を確保し、区民の信頼に応える開かれた区政の実現のために重要であると認識しております。
１年保存の文書であっても、各主管課でさらに文書の保存が必要なものについては、再度その保存期限を延長するということが可能でございまして、その文書の内容によって、１年たって廃棄年度が到来した際にすぐに廃棄してしまうのか、あるいはもう少し保存する必要があるというように考えられるものは保存期間の延長ということは実際に行われているというような状況でございます。 以上です。 ○議長（高山晃一君） 須藤君。
また、策定委員会に関しましては、平成18年３月に解散しており、会議録等の起案につきましても平成23年５月までに全て廃棄年度を迎えたという観点から、存続している他の審議会と同様に、担当課におきまして、ホームページ上で、過去の審議等の状況を周知し続ける必要はないとの判断もあったことから、削除したところでございます。
これはある課で、捨てていいかどうかの判断が難しい、保存年限が長いとか、懸案・継続・未処理のものが多くあるため、なかなか廃棄できないとか、年度ごとにファイルされておらず、廃棄年度を経過した文書の選別に手間がかかるというような、これは文書管理が相当悪いなと思います。
監査報告書ではファイリングキャビネット内に起案文とその他の資料が混在している，同一案件で保存年限が異なる文書を１つのバインダーで保管している，廃棄年度が異なる文書が同じバインダーに区別されずにとじられているという，こういった指摘があったと思います。
文書管理の状況といたしましては，文書の廃棄年度が到来している文書が廃棄されていないものがあるなど課題がございますが，改善してきていると認識しております。
あるいは廃棄年度を過ぎてから開示請求というのはございました。そういった本来の趣旨がちょっと疑問なようなケースというのもあったことは事実でございます。またこれは他の自治体の例でございますけども、先ほど例として申し上げましたけども、特定の組織、個人への攻撃、窓口への暴言ですね。
当然廃棄年度もありません。普通、これだけの要件を満たさないと回議としての公文書たる体をなさないというふうに、私には理解せざるを得ないんですが、その辺については総務サイドはどうなんですか。 ○林明裕 議長 一括で…… ◆21番（雨宮幸男議員） 全部言って……では。
全体の実態調査結果につきましては保管してございますが，廃棄年度が過ぎた関係で当市の集計については廃棄をしてある状況でございます。
まだまだ廃棄年度も過ぎた部分もあったりしますので、そういった部分が結果的には調査ができなかった部分ということで、本当に残念に思っているところでございます。 さらに、じゃあ金額としてどうかという部分なんですけれど、例えば1,950件のうち、疑義があるものということでいうと528件ということで書いてございますけれど、この金額で総額でいいますと１億2,000万円程度です。
（３）として保存年限及び廃棄年度を記入する。（４）担当係を指示する。（５）その他文書の処理に必要な事項。こういうふうになっております。そういう処理がされて、回付を受けた主幹係長、総務課の係長が戻された部課に合議または決裁後供覧の必要の有無、もしくは参考資料の必要の有無を事務担当者に指示しなければならないと。
33 【近藤選挙管理委員会事務局長】 廃棄年度の文書については、私のほうは一応許可をするので、当該選挙が終わって何もないということになれば、前の選挙の書類については廃棄していいという形でやっている。
それで保存する文書でございますけれども、３年以上保存する文書につきましては、廃棄年度別に廃棄文書一覧表を作成いたしまして、廃棄する年度の４月１日から末日までの間に、市民の閲覧に供するものといたしたいと思います。括弧内はこの閲覧に供する時期でございますけれども、平成12年度からこれを施行いたしますので、３年以上の保存文書で初めて廃棄するのは平成16年度になります。
２款１項２目文書管理費につきましては、総務課で管理しております紙折り機の故障に伴うもので、７目財産管理費につきましては、地下の文書庫の書架の入れかえに伴って、文書庫等に保管されていた文書で廃棄年度の到来した文書を処分するため、補正をお願いするものでございます。